备用金管理制度

备用金管理制度

一、目的和背景

为了提高公司行政效率，减少零星支出的审批次数，有效控制资金占用，特制定本制度。备用金是公司内部各部门工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费等以现金方式借用的款项。

二、备用金的管理原则

1. 专款专用：备用金必须做到专款专用，不得挪用和用于私人挤占，一经发现严肃处理。

2. 合理使用：各部门应根据实际需要合理使用备用金，确保资金使用的有效性和经济性。

3. 明确责任：各部门对备用金实行专人管理，明确管理人员的职责，确保备用金的安全和使用合规。

三、备用金的借款和报销手续

1. 备用金借款：各部门指定专人后，需要到财务部门办理备用金借款手续。借款人为部门，经办人为部门的备用金管理人。财务人员根据实际需要向借款人发放借款单，一式三联，借款人按规定的格式资料填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项，经部门领导签字同意、经办人签字后，交总经理审批。

2. 备用金报销：借款人员完成业务后应在三日内到财务部门办事处索取报销单，填写好报销单的各项规定资料，并经主管经理审批后，再将报销单回到财务部门办事处，财务人员根据财务制度规定认真审核，审核无误后，办理报销手续。

四、备用金的限额和用途

1. 备用金限额：办公室3000元人民币(含食堂伙食费)，采购部10000元人民币，科研部2000元人民币，深圳分公司10000元人民币。

2. 备用金的用途：办公用品、市内交通费、差旅费、零星物品采购费用、邮政咨询费、其他日常零星支出。

五、备用金的管理要求

1. 各部门应指定专人管理备用金，并把管理人员名单报公司财务备案。

2. 备用金管理人员应办理借款手续、借出手续、报销手续和负责登记备查账目。

3. 各部门应定期对备用金进行盘点和核对，确保备用金的账实相符。

六、备用金的监督和检查

1. 财务部门应定期对备用金的使用情况进行检查和审计，确保备用金的使用合规和有效。

2. 各部门应接受公司财务部门的监督和检查，配合财务部门对备用金的管理工作进行评估和改进。

七、备用金的调整和变更

1. 本制度可根据公司实际情况进行调整和变更，由公司财务部门提出方案，经公司领导批准后实施。

2. 调整和变更备用金管理制度时，应充分考虑公司业务发展需要和资金管理要求，确保备用金管理的有效性和适应性。

八、备用金管理的责任追究

1. 若发现备用金管理中存在违规行为，如挪用、挤占备用金等，应严肃处理，追究相关责任人的责任。

2. 责任人应承担相应的法律责任，并赔偿公司的损失。

通过以上备用金管理制度的规定，可以确保备用金的有效管理和使用，提高公司的行政效率，同时控制资金占用，保障公司的财务稳健。各部门应认真遵守本制度，共同维护公司的财务秩序和利益。